(圖/shutterstock)

 

作者：L先生說（lxianshengmiao） 

 

這些場景，你一定不會陌生。

準備了好久的提案，講了半天，

老闆不置可否，只讓你回去再想想；

跟同事交接工作，明明講了好多遍，

做的時候又出了差錯；

跟客戶溝通過的事情，

過了幾天，客戶又打電話來追，

這才發現雙方理解有誤……

我在

《這些工具，可以將團隊的戰鬥力提高300%》講過，

一個團隊能否發揮出高效的戰鬥力，

很大一部分因素，在於「協作成本」。

協作成本里面，最關鍵的是什麼呢？

就是溝通。

可以說，一個項目的執行過程，

就是不斷進行溝通的過程。

團隊內，團隊外，對上級，對老闆，

對夥伴，對客戶……

如果這中間有哪個環節失靈，

後果可能會十分嚴重。

從小程度看，一項工作對接有誤，

可能就要重新做，幾天的努力付諸流水。

從大程度看，跟客戶溝通出錯，

就可能導致整個合作取消，

使公司蒙受巨大損失。

那麼，如何提高職場溝通能力，

讓溝通更加有效呢？

分享三個非常基本、

但是常常被人忽略的小技巧。

 

繼續看下去...

 

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1. 要點法

日常生活中，

我們可以隨意組織語言，可以旁敲側擊，

可以用大量的話語去表述一個意思，

但是在職場中，這些情況都要避免。

職場溝通，最核心的一點，

就是需要建立「信息點」的意識。

在你跟別人溝通之前，可以想一想：

我需要向他傳達哪些信息點？

如何才能最簡練、最有效地

把這些信息點傳達出來，

盡可能降低對方的接收成本？

在這個基礎上，再盡量減少冗餘信息，

提高信息濃度，用最精準的語言，

把信息點表述出來。

簡而言之，最需要考慮的，是「精簡」 ——

亦即用最簡潔的語言，

表達最全面的信息量。

不要考慮過多的修飾、鋪墊，

這些只會增加對方的理解成本。

你要做的是，讓對方能夠立刻意識到：

你要傳達一個什麼信息，這個信息的內容是什麼。

這裡面，最常用的一個技巧，就是要點法。

 

 

這個技巧非常簡單，

但在職場中，十分有效。

從心理學的角度講，

人對於複雜信息的理解，

最根本的模式是「分類」。

也就是說，當你面對一段複雜的內容時，

你下意識的第一個反應，

就是對其進行分類：

這段話講了什麼？可以分成哪幾塊？

每一塊分別講了什麼內容？

緊接著，你就可以把這段複雜的內容，

進行歸約，轉化為有效的「信息點」，

從而有序地儲存進大腦裡。

所以，開宗明義「我要傳達什麼信息」

和「這個信息有幾個要點」，

可以讓對方對接下來的內容有一個心理預期。

讓對方知道：你要講的是什麼事情，

範圍是什麼，我需要調動起大腦中

哪些相關的信息，來更好地理解你要說的內容。

然後，直接表述「信息點」，

則可以幫助對方節省「轉化」的過程，

盡量避免信息的失真。

 

舉個簡單的例子：

經理，昨天跟某主播溝通過了，

他提出了一些要求，我總結成下面三點：

第一，簽約費50萬，先付50%，

           一年期滿再付尾款。

第二，打賞所得，平台跟他按55分成。

第三，每周至少直播5次，至少2次首頁推廣。

（數據是杜撰的）

 

這個信息的傳達，就非常簡潔、直接、有效。

經理不用去思考主播的訴求是什麼，只需要考慮：

我能不能滿足這三個要求？就可以了。

最後提三個需要注意的點。

1）闡述要點的時候，不要超過4點。

因為人的短時記憶只能記住4個單位的內容，

超過4點的話，會令對方感到「超負荷」。

2）各個要點之間，在邏輯上必須彼此獨立，

互不交叉，否則會給人十分混亂的感覺。

3）每個點只講述一個事情。

如果過於復雜，就把多件事情

合併成一件，分層次講。

 

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2. 倒推法

職場溝通中，最容易發生的一個問題，

就是站在自己的角度說話，

而沒有考慮，對方想聽到的內容是什麼。

這是許多職場新人最容易犯的錯誤。

例如：當老闆問你

「某個事情搞定了沒有」的時候，

很多人第一反應，也許是脫口而出：

「我做了很多努力。我跑了十幾個地方，

花了多少多少時間，見了多少多少人……」

大家都會有一種心態：我做了這麼多，

沒有功勞也有苦勞，雖然任務沒有完成，

但老闆應該也不會責罰我吧？

這就是一種非常低級的錯誤：為自己辯解。

老闆最想知道的，並不是你做了哪些努力，

也不是你有多麼辛苦，而是：

任務有沒有完成？為什麼沒有？什麼時候能完成？

你為之所做的努力，應該放在後面再說。

一個合格的老闆，

是絕不會不了解詳情，就隨意責罵下屬的。

再舉個例子。

當老闆問你「昨天客戶都說了什麼」的時候，

很多人會怎麼做呢？

會按照時間順序，把客戶說的話簡要概括下來。

「一開始怎麼樣怎麼樣，後來怎麼樣怎麼樣，再後來……」

這同樣是十分低效的。

如果老闆想聽原文，直接錄下來就行了。

老闆想知道的，

是昨天的會談得到了一個什麼樣的結果，

這才是最重要的。

所以，當我們進行匯報時，

可以遵循這個簡單的方法：倒推法。

 

 

這其實也是一個「What - Why - How」的模型

（社群裡的朋友和Live的聽眾應該知道）。

這樣組織信息，可以有效傳遞最重要的內容，

並通過逐步的引導，給老闆一個完整的方案。

這才是真正站在接收者立場，

從別人角度出發的溝通方法。

這種模式，會極大地提升你的專業性和可靠性。

 

 

3. 兩面法

你應該聽過「電梯30秒」理論：

假如你和老闆（或者客戶），

在電梯里相遇了。

你應該如何利用這短短的30秒，

把你的方案（或者產品）推銷給他？

這是一個非常常見的場景。

當然，未必是電梯，辦公室也有可能。

重點是，絕大多數時候，老闆和客戶都非常忙。

如果你不能用最短的時間抓住他的注意力，

將你想表達的內容傳達給他，

也許你就會失去機會。

那麼，如何在盡量短的時間內，

將你的方案講清楚呢？

可以嘗試這個「兩面法」。

 

 

你應該已經發現了，

這也是一個「What - Why - How」模型。

這是最符合認知的結構。

這個方法，需要注意的地方是什麼呢？

主要有兩點。

第一，是Why 1 和Why 2 的區別。

前者主要闡述，

這個方案的優點是什麼？

能夠產生什麼效果？

後者則闡述，

這個方案能解決什麼問題？

為什麼我們要採取這個方案？

兩者結合起來，

可以為你的方案，提供強有力的論證。

另一方面，人都是有「損失厭惡」的。

用「能夠解決什麼問題」來作為佐證，

會比單純用「它有什麼好處」，

更容易吸引注意力。

第二，是可行性。

可行性是什麼呢？

就是，

執行這個方案的難度是什麼，

需要付出什麼條件和資源。

在闡明必要性（Why）之後，用可行性來作結，

會有一種「呼籲行動」的效果——

在聽完必要性之後，

對方往往會習慣性地考慮

「那這個事情要怎麼做？」

這時，如果你直接給他一個答案，告訴他：

這個事情可以做，而且很簡單。

就會成為一個強大的推動力。

 

 

舉個簡單的例子。

經理，我認為我們應該做一次事件營銷。

一方面可以帶來更高的曝光和傳播效果，

另一方面，

我們現在的效果推廣已經有點疲軟了，

成本太高，也可以開拓一個新的推廣渠道。

我認識一個團隊，

就是上次那個xxxx事件的策劃，

效果很讚，可以去問問看。

當然，最主要的，

還是事先的周密準備和規劃。

好的內容，永遠才是一切的核心。

今天先分享這幾個技巧，

下次再聊聊比較高階的一些方法。

希望能幫到你。: )

 

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Lachel， 20萬關注的高效思維達人，

知識管理、時間管理專家， 領英、36氪特約作家。

公眾號：L先生說（lxianshengmiao） 。

 

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